Hva er arkivering og hva skal arkiveres?
Gjennom bevaring av arkiv skal man sikre tilstrekkelig dokumentasjon for forvaltningens drift, juridiske rettigheter og sikre et tilstrekkelig og representativt kildemateriale. Hva som skal arkiveres og journalføres i offentlig forvaltning styres i stor grad av lovverk som blant annet arkivlova med forskrift og forskrift om pasientjournal.
Sentralarkiv og fagsystemer
Kvitsøy kommune har et elektronisk sentralarkiv som inneholder alle inngående og utgående dokumenter, politiske saker, plansaker, byggesaker, sosialklientsaker og generelle henvendelser og saksbehandling.
Sykehjemmet, legekontoret, helsestasjonen og biblioteket benytter elektoniske fagsystemer for å journalføre og arkivere alle arkivpliktige dokumenter.
Barnehagen og skolen har arkiv i papirform.
Fullelektronisk sak-og arkivsystem
Fra 01.01.2019 ble Kvitsøy kommunes sak-og arkivsystem for sentralarkiv fullelektronisk. Det vil si at alle dokumenter arkiveres elektronisk.